Automação de processos. Como gerenciar e acompanhar o dia a dia do seu negócio

Um dos primeiros passos para que uma empresa alcance os objetivos, é a implementação de automação de processos internamente.

De nada vale ser o mais organizado possível, ter as áreas bem distribuídas e profissionais especializados. Sem automação de processos será muito mais difícil alcançar o sucesso.

Apesar das empresas estarem imergindo na transformação digital, ainda é possível encontrar organizações que fazem um gerenciamento de forma mais antiquada, com planilhas comuns, e-mails, etc.

Hoje em dia, existem inúmeras plataformas digitais, simples, fáceis e com baixo custo, que oferecem vantagens como maior transparência durante o desenvolvimento de um projeto, colaboram para melhoramento da gestão de tempo e evitam perda de informações.

Vamos começar, então, entendendo o que é uma automação de processos.

 

Processos empresariais são simplesmente a sequência de tarefas e atividades a serem executadas para alcançar um determinado objetivo.

 

Tipos de atividades empresariais comuns para um processo de automação

  • Empresas com um grande volume de estoque. Ex.: lojas de sapatos, roupas, materiais de construção.
  • Processos que precisam passar por vários setores. Ex.: Imobiliárias no momento de locação de um imóvel.
  • Áreas que possuem atividades rotineiras que consomem tempo.
  • Serviços que envolvem várias áreas da empresa. Ex.: Projeto de um novo website. Passa por planejamento, prototipação, conteúdo, design e programação.

 

Benefícios da automatização de processos:

  • Melhora na organização e agilidade das tarefas.
  • Diminui problemas de comunicação entre os envolvidos e clareia o entendimento de em qual fase está um projeto.
  • Fornece informações importantes para criação de novas estratégias. Como no exemplo da loja de sapato. O lojista consegue saber qual sapato é mais ou menos vendido. Com isso ele sabe onde precisa investir mais.
  • Conhecimento de onde ocorrem atrasos e erros no processo.
  • Monitoramento e planejamento de prazos.

 

Como implementar na sua empresa

  1. Primeiramente, analise quais sistemas são adequados para o seu negócio ou segmento.
  2. Depois que definido, é hora de iniciar o mapeamento dos processos, implementar como será o fluxo de tarefas, determinar o tempo e as atividades de cada fase até o alcance do objetivo.
  3. Em seguida, é extremamente importante que todos aprendam e entendam o funcionamento deste novo sistema. Ofereça treinamentos para sua equipe, mostrando cada etapa do mapeamentos e todas as funcionalidades. Não deixe passar nenhuma dúvida antes de aplicar o sistema de automatização.
  4. Todos os envolvidos precisam sistematicamente colaborar e incluir as informações.
  5. E sempre faça monitoramento. É comum quando se implementa um novo sistema, adequar com o tempo alguns pontos.

No final, compensará todo o investimento monetário e de treinamento com uma automação de processos interno.

Com essas informações será possível traçar novas estratégias, criar ações internas, entender o comportamento individual de cada colaborador, solucionar problemas de tempo, organizar adequadamente o passo a passo de um projeto e ter o funcionamento correto do processo do seu negócio.

 

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